Datenschutz Info 1

Wie schreibe ich an Behörden?

Wer einen Brief an eine Behörde schreiben will, steht oft vor der Frage, an wen er den Brief adressieren soll.

In der Regel ist der Bürger daran interessiert, daß der Brief möglichst schnell die zuständige Stelle in der Behörde erreicht und sein Anliegen möglichst schnell bearbeitet wird. Welcher Mitarbeiter im einzelnen mit der Bearbeitung befaßt ist, wird ihn häufig nicht interessieren; allerdings wird er selbstverständlich Wert darauf legen, daß nur diejenigen Mitarbeiter den Brief lesen, die auch tatsächlich an der Bearbeitung beteiligt sind.

Es gibt aber Fälle, in denen dem Bürger daran liegt, daß nur eine ihm persönlich bekannte Person Kenntnis von dem Schreiben erhält. Dies ist insbesondere da der Fall, wo ein besonderes Vertrauensverhältnis zwischen Bürger und Mitarbeiter besteht etwa im Gesundheitsamt oder der Familienfürsorge.

Aus der Sicht des Datenschutzes wäre es natürlich am günstigsten, wenn jeder Brief verschlossen an denjenigen Mitarbeiter weitergeleitet würde, der den Vorgang unmittelbar bearbeitet. Die Datenschutzbeauftragten haben gefordert, daß die Postbearbeitung in den Behörden entsprechend organisiert wird.

Die allgemeine Umsetzung dieses Ideals war jedoch aus verschiedenen Gründen nicht durchzusetzen. Abgesehen davon, daß der Bürger den Bearbeiter häufig nicht kennt oder ihm die Person des Bearbeiters gleichgültig ist, gibt es eine Reihe von organisatorischen Gründen, anders zu verfahren, insbesondere:

• Bei einer zentralen Postverteilung, bei der die Briefe geöffnet werden, lassen sich Personal und Sachmittel (Maschinen) rationeller einsetzen.
• Die Geschäftsordnungen sehen vor, daß die Post durch die Hände des Behördenleiters oder zumindest des Fachvorgesetzten geht, damit diese über die Vorgänge informiert sind und Vorgaben für die Bearbeitung machen können.

Auf der anderen Seite besteht das datenschutzrechtliche Risiko, daß unzuständige Mitarbeiter oder gar Außenstehende Daten unbefugt zur Kenntnis nehmen können. Hiergegen müssen selbstverständlich die erforderlichen Vorkehrungen getroffen werden. Insbesondere müssen die Risiken dadurch vermindert werden, daß auch die Post bei der internen Verteilung wieder verschlossen wird (z. B. mit entsprechenden Mappen).

Einige Behörden, die besonders "sensible" Daten verarbeiten, (z. B. die Gesundheitsämter) nehmen daher von vornherein nicht an dem allgemeinen Verfahren teil. Die Post wird diesen Stellen dann verschlossen zugeleitet.

Daraus ergibt sich für den Bürger:

Dem üblichen Verwaltungsablauf am ehesten entspricht es, wenn das Schreiben ohne weitere Zusätze an die Behörde selbst, gegebenenfalls eine Stelle in der Behörde (Amt, Inspektion, Institut usw.) gerichtet wird.

Bezirksamt Schöneberg
Bezirkseinwohneramt
JohnF.KennedyPlatz
10825 Berlin

Soll die Zuordnung eines Schriftstücks zu einem Sachbearbeiter erleichtert werden, ohne daß Wert darauf gelegt wird, daß der Brief verschlossen an den Sachbearbeiter gelangt (und damit unnötige Verzögerungen ausgelöst werden können), kann die Adresse um einen sogenannten "Verteilungsvermerk" ergänzt werden. Die übliche Abkürzung hierfür ist z. Hd.: "zu Händen".

Bezirksamt Schöneberg
Bezirkseinwohneramt
z. Hd. Frau Mustermann
JohnF.KennedyPlatz
10825 Berlin

Ein derartiger Verteilungsvermerk bewirkt allerdings nicht, daß das Schreiben verschlossen an den Mitarbeiter gelangt.

Um dies zu erreichen, gibt es zwei Möglichkeiten:

Nach den Geschäftsordnungen der Verwaltung ist ein Brief an den Mitarbeiter dann geschlossen zuzustellen, wenn der Name des Mitarbeiters vor die Behördenbezeichnung gesetzt ist:

Frau Mustermann
Bezirksamt Schöneberg
Bezirkseinwohneramt

Zur Verdeutlichung sollte vor die Behördenbezeichnung ein Zusatz gesetzt werden. Üblich sind "im Hause", "per Adresse", "über". International gebräuchlich ist die Abkürzung c/o (care of).

Frau Mustermann
über Bezirksamt Schöneberg
Bezirkseinwohneramt

Mr. John Philips
c/o Data Protection Registrar
Wilmslow, Cheshire SK9, 5AX
Great Britain

Die zweite Möglichkeit besteht darin, das Schreiben ausdrücklich als "persönlich" zu bezeichnen. Möglich, aber weniger deutlich sind auch die Vermerke "vertraulich", "verschlossen", "eigenhändig". Der Vermerk sollte deutlich hervorgehoben werden, die Stellung des Namens in der Adresse spielt in diesem Fall keine Rolle:

Bezirksamt Schöneberg
Bezirkseinwohneramt
Frau Mustermann
- persönlich -

Natürlich können zur Sicherheit beide Methoden miteinander kombiniert werden:

Frau Mustermann
- persönlich -
über Bezirksamt Schöneberg
Bezirkseinwohneramt

Die Geschäftsordnungen sehen ferner vor, daß bestimmte Schreiben in jedem Fall ungeöffnet weitergeleitet werden (Angebote auf Ausschreibungen, an Kassen oder Zahlstellen gerichtete Sendungen, Schreiben an Gremienmitglieder z. B. Mitglieder des Landesschulbeirats, mitunter - allerdings nicht in Berlin - auch Schreiben unmittelbar an den Behördenleiter, z. B. an einen Bundesminister oder den Münchner Oberbürgermeister).

Eine Anmerkung zum Schluß: Auch persönlich adressierte Briefe an eine Behörde sollten einen dienstlichen Inhalt haben. Nicht nur aus Datenschutzgründen sollte der Schreibtisch von Behördenmitarbeitern von privaten Schriftstücken freigehalten werden.

Impressum

Herausgeber:
Berliner Datenschutzbeauftragter

verantwortlich: Claudia Schmid
Pallasstraße 25/26, 10781 Berlin
Telefon: (0 30) 78 76 88 44
Telefax: (0 30) 2 16 99 27
Bildschirmtext: *92 67 90 #

Redaktion, Layout:
Volker Brozio

1. Auflage: Januar 1996